BPM
adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan
keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan
manajemen holistic untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring
upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM
berupaya untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga
disebut sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'.
BPM
tidak sama dengan alat teknologi atau inisiatif untuk proses bisnis. Ada
perbaikan proses bisnis yang signifikan yang dapat dicapai tanpa teknologi. BPM
adalah pencapaian tujuan organisasi melalui manajemen, peningkatan dan
pengendalian proses bisnis yang penting. Tujuan dari BPM adalah membuat
perusahaan mampu menciptakan perbaikan secara kontinu dalam banyak proses
bisnisnya, dan menggunakan proses-proses sebagai bahan dasar dalam membangun
sistem informasi perusahaan.
10 fase BPM framework Menurut John
Jeston dan Johan Nelis (2006, p53-244) yaitu :
1. Organization
Strategy
Fase
ini meliputi pemastian atas strategi, visi, tujuan strategik, bisnis dan
executive driver dengan jelas untuk dimengerti oleh anggota tim proyek. Perlu
untuk dimengerti bahwa strategi bukanlah rencana, strategi adalah proses yang
penuh arti dalam melibatkan orang dalam maupun orang luar organisasi untuk
mendapatkan jalur/jalan yang baru. Strategi harus dikomunikasikan dan dijual ke
semua stakeholder yang bersangkutan (terutama manajemen dan staf) sampai strategi
tersebut menjadi cukup dalam budaya organisasi. Strategi perlu diketahui dan
dimengerti oleh tim proyek, dimana dipastikan bahwa cakupan dan arah proyeknya
memberikan nilai.
2. Process
Architecture
Pada
fase ini arsitektur proses dirancang. Arsitektur proses memiliki arti dimana
organisasi membangun peraturan, prinsip, panduan dan model untuk
mengimplementasikan BPM dalam organisasi. Arsitektur proses menyediakan dasar
untuk merancang dan mewujudkan inisiatif proses BPM, dimana teknologi informasi
dan arsitektur bisnis dibawa sejajar ke dalam suatu strategi organisasi.
3. Launch
Pad
Menentukan
di mana untuk memulai adalah latihan adalah hal sulit, dan kerangka kerja akan
memberikan beberapa cara untuk menentukan di mana dan bagaimana untuk memulai.
Proses tujuan dan visi harus selaras dengan strategi organisasi dan arsitektur
proses untuk memastikan bahwa mereka akan meningkatkan atau menambah nilai
strategi. Setelah unit bisnis dan proses telah dipilih dan tujuan proses
disepakati, proyek harus ditetapkan untuk memaksimalkan kemungkinan
keberhasilan. Membangun proyek termasuk menentukan struktur tim proyek, ruang
lingkup, manajemen stakeholder, penciptaan kasus bisnis awal, dan manfaat
bisnis yang diharapkan.
4. Understand
Fase
ini adalah tentang memahami arus lingkungan proses bisnis untuk memungkinkan
fase Innovate untuk mengambil tempat. Adalah penting bahwa metrik dari proses
dasar setidaknya dikumpulkan untuk memungkinkan pembentukan biaya proses awal
untuk tujuan perbandingan masa depan. Langkah penting lainnya adalah analisis
akar penyebab dan identifikasi kemungkinan quick wins. Akan ada kebutuhan untuk
mengidentifikasi, dan idealnya menerapkan quick wins sepanjang jalan, karena
bisnis tidak akan (dan tidak) menyediakan dana tak terbatas untuk proyek-proyek
perbaikan proses. Situasi yang ideal adalah untuk proyek adalah menjadi
self-funding karena keuntungan yang dibuat oleh pelaksanaan ini menang cepat.
5. Innovate
Ini
adalah fase proyek yang kreatif, dan seringkali jadi yang paling menarik.
Seharusnya tidak hanya melibatkan tim proyek dan bisnis, tetapi juga pemangku
kepentingan yang relevan - baik internal maupun eksternal. Setelah berbagai
pilihan proses baru telah diidentifikasi, mungkin ada kebutuhan lain untuk
menjalankan simulasi, kelengkapan biaya berdasarkan aktivitas, perencanaan
kapasitas perilaku dan penentuan kelayakan implementasi untuk memungkinkan
finalisasi opsi yang terbaik. Metrik tambahan harus diselesaikan untuk
memungkinkan perbandingan dengan metrik awal selama Understand fase. Mungkin
quick wins tambahan akan diidentifikasi dan diprioritaskan dalam bisnis.
6. Develop
Fase
ini terdiri dari bangunan dari semua komponen untuk pelaksanaan proses baru.
Penting untuk memahami bahwa 'membangun', dalam konteks ini, tidak berarti
bangunan sebuah IT sistem. Ini bisa melibatkan pembangunan seluruh
infrastruktur (desk, PC movements, bangunan, dll) untuk mendukung orang yang
mengubah program manajemen dan perubahan dukungan dari orang-orang yang
melaksanakan proses. Hal ini juga melibatkan pengujian perangkat lunak dan
perangkat keras.
7. People
Ini
adalah fase kerangka yang kritis dan itu bisa menempatkan seluruh proyek
beresiko jika tidak ditangani secara menyeluruh dan standar yang tinggi. Tujuan
dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa kegiatan, peran dan pengukuran
kinerja sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan proses. Pada akhir hari,
itu adalah orang-orang yang akan membuat proses berfungsi secara efektif dan
efisien, tidak peduli berapa banyak otomatisasi yang terlibat. Fase ini orang -
orang tidak boleh bingung dengan perubahan manajemen, karena hal ini
membutuhkan perhatian di seluruh proyek di semua tahapan.
8. Implement
Fase
ini adalah di mana 'rubber hits the road'. Ini adalah di mana semua aspek
proyek (roll-out dari proses baru, roll-out dari deskripsi peran baru,
manajemen kinerja dan langkah-langkah, dan pelatihan) berlangsung. Rencana
pelaksanaan sangat penting, seperti roll-back dan planning.
9. Realize
Value
Tujuan
dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa hasil manfaat yang digariskan dalam
kasus bisnis proyek direalisasikan. Fase ini pada dasarnya terdiri dari
pengantaran proses manfaat realisasi manajemen, dan manfaat realisasi
pelaporan. Meskipun manfaat direalisasikan, organisasi tidak harus menyediakan
dana tambahan untuk melanjutkan proyek proses lebih lanjut. Ini adalah peran
tim proyek, pemilik proyek, sponsor proyek dan bisnis untuk memastikan bahwa
imbalan ini direalisasikan. Meskipun ini digambarkan sebagai fase kesembilan
kerangka, itu sebenarnya bukan fase diskrit dalam proses ini karena beberapa
langkah dijalankan dalam tahapan sebelumnya.
10. Sustainable
Performance
Hal
ini mutlak penting bahwa tim proyek bekerja membangun struktur proses untuk
memastikan bahwa kemudahan proses lanjutan dan perbaikan yang berkelanjutan.
Investasi yang cukup besar telah dibuat dalam proses proyek harus dipertahankan
dan ditingkatkan dari waktu ke waktu. Organisasi harus memahami bahwa proses
memiliki siklus hidup, dan akan memerlukan perbaikan terus-menerus setelah
perbaikan yang ditargetkan pada proyek ini telah terealisasi. Jika tidak, maka
dari waktu ke waktu dan sebagai bisnis perubahan organisasi hanya akan
menjalankan proses yang secara sub-optimal. Fase ini adalah tentang konversi
dari 'proyek' ke aktifitas 'bisnis operasional'.
Setiap
solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama :
- Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. - Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. - Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya. - Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
Definisi dari istilah yang digunakan
dalam BPM menurut John Jeston dan Johan Nelis yaitu :
- Prestasi (Achievement) Menyadari tujuan stategis yang dituangkan dalam rencana stategis organisasi.
- Organisasi (Organization) Organisasi dalam konteks ini mengacu pada suatu perusahaan atau bagian dari perusahaan, mungkin unit bisnis yang terpisah dalam dirinya sendiri.
- Tujuan (Objectives) Tujuan dari berbagai implementasi BPM dari tujuan strategis organisasi melalui tujuan proses individu. Ini adalah tentang mencapai hasil bisnis atau tujuan.
- Peningkatan (Improvement) Perbaikan tentang membuat proses bisnis lebih efisien dan efektif.
- Manajemen (Manajemen) Manajemen mengacu pada proses dan orang-orang pengukuran kinerja dan manajemen.
- Kontrol (Control) Memiliki kemampuan untuk mengukur dengan benar. Jika anda tidak bisa mengukur sesuatu. Anda tidak dapat mengendalikan dan mengelolanya.
- Penting (Essential) Tidak semua proses dalam suatu organisasi memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi. Proses penting adalah orang-orang yang melakukan.
- Bisnis (Business) Sebuah implementasi BPM harus berdampak pada bisnis dengan memberikan manfaat.
- Proses (Processes) Roger Burlton bahwa suatu proses yang benar terdiri dari semua hal yang kita lakukan untuk memberikan seseorang yang peduli dengan apa yang mereka harapkan untuk menerima (Burlton, 2001:72). Ini mencakup proses end-to-end yang benar, dari pemicu asli untuk proses untuk kepuasan pemangku kepentingan utama.
Kelebihan dari BPM
Apa sebenarnya yang akan diperoleh
perusahaan yang memanfaatkan solusi BPM dalam mengelola dan mengoptimisasi
proses bisnis yang dimilikinya? Keuntungan dari pemanfaatan solusi Manajemen
Proses Bisnis (BPM) antara lain:
- Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis yang dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut, memonitor jalannya proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan melakukan perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan performansinya.
- Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan status.
- Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
- BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan proses alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada bisnis yang bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.
- BPM dapat meningkatkan daya respon bisnis melalui kemampuan untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan real-time.
- BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu proses bisnis.
- BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
- Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan sumber daya. Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan pada sebuah proses.
Business Process Management (BPM) Lifecycle
1. Siklus Hidup (lifecycle) Proses Bisnis Sebelum Business Process Management (BPM)
a. Perancangan – dilakukan oleh business analyst
b. Pengembangan – dilakukan oleh software atau aplikasi
c. Penggunaan – dilakukan oleh end user berupa karyawan
d. Monitoring – dilakukan oleh business analyst
2. Siklus Hidup (lifecycle) Business Process Management (BPM)
a. Fase
– Process planning and strategy
– Analyst of business process
– Design and modelling process business
– Process implementation
– Process monitoring and controlling
– Process refinement
b. Faktor
– Leadership
– Culture
– Value
– Belief
Siklus hidup merupakan metodologi yang digunakan dalam Business Process Management (BPM) sedangkan tahapan proses di dalam bidang pengetahuan (knowledge area) Business Process Management (BPM) merupakan bagian dari fase kedua dan ketiga dalam siklus hidup, yaitu Analyst of business process dan Design and modelling process business.
3. Tipe-tipe Proses (end-to-end Business Process)
a. Primary Process
Proses yang berhubungan langsung dengan core (produk) perusahaan, seperti memberikan pelayanan kepada customer,
b. Support Process
Mendukung aktifitas-aktifitas pada primary process, seperti sumber daya berupa karyawan
c. Management Process
Melakukan controlling, dashboard, monitoring, dll.
4. Tipe-tipe Aktifitas
a. Value Added
Akitifitas yang berhubungan langsung dengan produk (output).
b. Handoff
Aktifitas memindahkan produk dari satu departemen ke departemen lain
c. Controls & Control Activities
Aktifitas memeriksa kualitas dari suatu produk, apakah produk tersebut layak digunakan atau tidak.
a. Perancangan – dilakukan oleh business analyst
b. Pengembangan – dilakukan oleh software atau aplikasi
c. Penggunaan – dilakukan oleh end user berupa karyawan
d. Monitoring – dilakukan oleh business analyst
2. Siklus Hidup (lifecycle) Business Process Management (BPM)
a. Fase
– Process planning and strategy
– Analyst of business process
– Design and modelling process business
– Process implementation
– Process monitoring and controlling
– Process refinement
b. Faktor
– Leadership
– Culture
– Value
– Belief
Siklus hidup merupakan metodologi yang digunakan dalam Business Process Management (BPM) sedangkan tahapan proses di dalam bidang pengetahuan (knowledge area) Business Process Management (BPM) merupakan bagian dari fase kedua dan ketiga dalam siklus hidup, yaitu Analyst of business process dan Design and modelling process business.
3. Tipe-tipe Proses (end-to-end Business Process)
a. Primary Process
Proses yang berhubungan langsung dengan core (produk) perusahaan, seperti memberikan pelayanan kepada customer,
b. Support Process
Mendukung aktifitas-aktifitas pada primary process, seperti sumber daya berupa karyawan
c. Management Process
Melakukan controlling, dashboard, monitoring, dll.
4. Tipe-tipe Aktifitas
a. Value Added
Akitifitas yang berhubungan langsung dengan produk (output).
b. Handoff
Aktifitas memindahkan produk dari satu departemen ke departemen lain
c. Controls & Control Activities
Aktifitas memeriksa kualitas dari suatu produk, apakah produk tersebut layak digunakan atau tidak.
BPM Lifecycle
Praktek manajemen BPM dapat dicirikan sebagai siklus hidup terus menerus (proses) kegiatan BPM terintegrasi. Sementara beberapa variasi siklus hidup BPM diakui ,1 sebagian besar siklus hidup dapat diringkas oleh berulang, bertahap serangkaian kegiatan termasuk :
(1) Perencanaan
(2) Analisis
(3) Desain dan Pemodelan
(4) Pelaksanaan
(5) Monitoring dan Pengendalian
(6) Perbaikan.
Sebagai proses bisnis bergerak melalui siklus hidup, mereka diaktifkan atau dibatasi oleh berbagai faktor termasuk empat faktor utama Kepemimpinan, Nilai, Budaya dan Keyakinan.
Analis
Analisis proses bisnis menggabungkan beberapa metodologi dengan tujuan memahami proses organisasi saat ini dalam konteks tujuan dan sasaran yang diinginkan. Analisis asimilasi informasi dari rencana strategis, model proses, pengukuran kinerja, perubahan lingkungan, dan faktor-faktor lain untuk memahami proses bisnis dalam konteks organisasi secara keseluruhan.
Desain
Kegiatan desain proses fokus pada disengaja, desain bijaksana tentang bagaimana end-to-end kerja terjadi dalam rangka untuk memberikan nilai kepada pelanggan. Urutan kegiatan, termasuk desain pekerjaan apa yang dilakukan, pada waktu apa, apa lokasi, aktor apa proses menggunakan apa metodologi didokumentasikan. Desain mendefinisikan apa yang organisasi ingin proses untuk menjadi dan menjawab apa, kapan, di mana, siapa dan bagaimana pertanyaan tentang bagaimana end-to-end pekerjaan dijalankan. Salah satu komponen penting dari desain juga memastikan bahwa kontrol manajemen yang tepat dan metrik berada di tempat untuk kepatuhan dan pengukuran kinerja. Dalam BPM siklus hidup berulang, kegiatan desain awal dapat melihat standardisasi atau mengotomatisasi kegiatan ad hoc saat ini, sementara kegiatan desain yang lebih matang dapat melihat desain ulang atau radikal mengingatkan proses, atau perbaikan tambahan yang dirancang untuk optimasi.
Modeling
Memahami proses biasanya melibatkan proses pemodelan dan penilaian terhadap faktor-faktor lingkungan yang memungkinkan dan membatasi proses. Untuk organisasi yang kurang matang dalam praktek BPM, mungkin pertama kalinya seluruh proses bisnis end-to-end telah didokumentasikan. Organisasi dewasa lebih mungkin lebih fokus pada faktor lingkungan, nuansa, dan pengecualian untuk proses bisnis.
Mengukur Dan Memantau
Pengukuran dan pemantauan proses bisnis yang berkesinambungan memberikan informasi yang diperlukan untuk manajer proses untuk menyesuaikan sumber daya untuk memenuhi tujuan proses. Dalam konteks siklus hidup BPM, pengukuran dan pemantauan juga menyediakan informasi kinerja proses kritis melalui pengukuran kunci yang terkait dengan tujuan dan nilai bagi organisasi. Analisis informasi kinerja proses dapat mengakibatkan peningkatan, mendesain ulang atau rekayasa ulang mengaktivasi.
Transformasi
Transformasi proses menerapkan output dari analisis berulang dan siklus desain. Ini membahas tantangan manajemen perubahan organisasi dan ditujukan untuk perbaikan terus-menerus dan optimasi proses. Dalam konteks ini, “proses dioptimalkan” adalah mereka.
Praktek manajemen BPM dapat dicirikan sebagai siklus hidup terus menerus (proses) kegiatan BPM terintegrasi. Sementara beberapa variasi siklus hidup BPM diakui ,1 sebagian besar siklus hidup dapat diringkas oleh berulang, bertahap serangkaian kegiatan termasuk :
(1) Perencanaan
(2) Analisis
(3) Desain dan Pemodelan
(4) Pelaksanaan
(5) Monitoring dan Pengendalian
(6) Perbaikan.
Sebagai proses bisnis bergerak melalui siklus hidup, mereka diaktifkan atau dibatasi oleh berbagai faktor termasuk empat faktor utama Kepemimpinan, Nilai, Budaya dan Keyakinan.
Analis
Analisis proses bisnis menggabungkan beberapa metodologi dengan tujuan memahami proses organisasi saat ini dalam konteks tujuan dan sasaran yang diinginkan. Analisis asimilasi informasi dari rencana strategis, model proses, pengukuran kinerja, perubahan lingkungan, dan faktor-faktor lain untuk memahami proses bisnis dalam konteks organisasi secara keseluruhan.
Desain
Kegiatan desain proses fokus pada disengaja, desain bijaksana tentang bagaimana end-to-end kerja terjadi dalam rangka untuk memberikan nilai kepada pelanggan. Urutan kegiatan, termasuk desain pekerjaan apa yang dilakukan, pada waktu apa, apa lokasi, aktor apa proses menggunakan apa metodologi didokumentasikan. Desain mendefinisikan apa yang organisasi ingin proses untuk menjadi dan menjawab apa, kapan, di mana, siapa dan bagaimana pertanyaan tentang bagaimana end-to-end pekerjaan dijalankan. Salah satu komponen penting dari desain juga memastikan bahwa kontrol manajemen yang tepat dan metrik berada di tempat untuk kepatuhan dan pengukuran kinerja. Dalam BPM siklus hidup berulang, kegiatan desain awal dapat melihat standardisasi atau mengotomatisasi kegiatan ad hoc saat ini, sementara kegiatan desain yang lebih matang dapat melihat desain ulang atau radikal mengingatkan proses, atau perbaikan tambahan yang dirancang untuk optimasi.
Modeling
Memahami proses biasanya melibatkan proses pemodelan dan penilaian terhadap faktor-faktor lingkungan yang memungkinkan dan membatasi proses. Untuk organisasi yang kurang matang dalam praktek BPM, mungkin pertama kalinya seluruh proses bisnis end-to-end telah didokumentasikan. Organisasi dewasa lebih mungkin lebih fokus pada faktor lingkungan, nuansa, dan pengecualian untuk proses bisnis.
Mengukur Dan Memantau
Pengukuran dan pemantauan proses bisnis yang berkesinambungan memberikan informasi yang diperlukan untuk manajer proses untuk menyesuaikan sumber daya untuk memenuhi tujuan proses. Dalam konteks siklus hidup BPM, pengukuran dan pemantauan juga menyediakan informasi kinerja proses kritis melalui pengukuran kunci yang terkait dengan tujuan dan nilai bagi organisasi. Analisis informasi kinerja proses dapat mengakibatkan peningkatan, mendesain ulang atau rekayasa ulang mengaktivasi.
Transformasi
Transformasi proses menerapkan output dari analisis berulang dan siklus desain. Ini membahas tantangan manajemen perubahan organisasi dan ditujukan untuk perbaikan terus-menerus dan optimasi proses. Dalam konteks ini, “proses dioptimalkan” adalah mereka.
Kesimpulan
Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk
mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih
membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut
terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan
menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain
untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis
(BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses
bisnis yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan
dan mengubah proses bisnis sesuai
kebutuhan
agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi,
meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki
hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan
keuntungan perusahaan.
Sumber
:
http://www.metode-algoritma.com/2013/06/business-process-management-manajamen.html
http://fitrifp.student.telkomuniversity.ac.id/2015/02/05/business-process-management-bpm-lifecycle/
http://fitrifp.student.telkomuniversity.ac.id/2015/02/05/business-process-management-bpm-lifecycle/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar