Definisi
Struktur dan Desain Organisasi
Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif
tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk
menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif
struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka
pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota
organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut.
Struktur organisasi adalah
bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan, dan dikoordinasikan secara
formal.Struktur organisasi ialah susunan
pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya
sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja
jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Desain organisasi adalah suatu model
yang dipilih oleh organisasi untuk melakukan koordinasi dan pengendalian
tugas-tugas dalam organisasi termasuk di dalamnya bagaimana seluruh anggota
organisasi dimotivasi agar mengeluarkan segenap energi dan kemampuannya untuk
memaksimalkan kemampuan dan sumberdaya organisasi dalam memproses, menciptakan
menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi organisasi baik barang maupun jasa.
Jones (2001: 34-58) mengemukakan beberapa tantangan dalam mendesain
organisasi yaitu; diferensiasi, diferensiasi - integrasi,
sentralisasi-desentralisasi dan standardisasi penyesuaian bersama (mutual
adjusment). Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini
akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada
beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The
Operating Core Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan
pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The
Strategic Apex Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak
(top management).
3. The
Middle Line Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang
menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The
Technostructure Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi
tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi
dalam organisasi.
5. The
Support Staff Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa
pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit
staff)
Ada
lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi
yaitu:
1. Pembagian tugas (division of labor)
Berkaitan
dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara
berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok
orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih
dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah
sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat
spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan
berdampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi
menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena:
a. Melakukan tugas berulang dapat
meningkatkan keahlian.
b. Mengurangi kebutuhan pelatihan.
c. Mengurangi waktu terbuang karena
alih tugas.
d. Dapat dikembangkan alat otomatis
khusus untuk menyelesaikan satu tugas.
e. Pengendalian kualitas lebih baik
2. Departementasi
Merupakan
proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau
departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu
departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar
departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:
a. Departementasi fungsional
Merupakan
metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan
dalam departemen yang sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan
penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan
peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah
mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan
perspektif sempit.
b. Departementasi atas dasar produk
Terdiri
dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi
produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk
mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra
Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan
usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja
lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan
secara optimal.
c. Departementasi atas dasar wilayah
Organisasi
menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di
area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi
permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi,
pengamatan dan keputusan yang mendesak.
d. Departementasi atas dasar pelanggan
Mengelompokan
tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani.
Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari
masing-masing kelompok yang berbeda secara signifikan.
3. Rentang kendali Berkaitan dengan
jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan.
Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak
orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi
datar (flate). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer hanya membawahi
beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi. Hal tersebut dapat
menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam organisasi. Besarnya
rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh beberapa faktor:
a. Sifat tugas: jika rutin dan
sederhana maka rentang kendali luas, dan jika kompleks dan sering berubah maka
rentang kendali sempit.
b. Kemampuan bawahan: rentang kendali
luas jika bawahan memiliki tingkat kemampuan dan profesionalitas tinggi, dan
rentang kendali sempit jika ketrampilan bawahan rendah.
c. Kontak dan koordinasi: jika tugas
memerlukan kontak dan koordinasi tinggi antara bawahan dan atasan, maka rentang
kendali sempit.
4. Delegasi wewenang
Berkaitan
dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki
organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan
jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang
relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks
biasanya menerapka sentralisasi.
5. Mekanisme koordinasi Organisasi
harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga
metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi:
a. Standardisasi proses kerja: tugas
rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi.
b. Standardisasi hasil: produk harus
diproduksi sesuai spesifikasi.
c. Standardisasi keahlian: tingkat
keahlian tinggi melalui pelatihan
Bentuk Struktur
Organisasi
1. Struktur
Sederhana
Struktur sederhana umumnya digunakan
oleh organisasi yang sangat kecil dan mempunyai satu atau sedikit lini produk.
Karakteristik utamanya adalah biasanya pemilik perusahaan bertindak merangkap
sebagai manajer dan membuat hampir semua keputusan perusahaan. Struktur
sederhana bersifat informal dan koordinasi tugas dilaksanakan dengan pengawasan
langsung.
Keunggulan:
a. Pengambilan
keputusan tersentralisasi.
b.
Spesifikasi
tugas kecil.
c. Hanya
terdapat sedikit kebijakan dan aturan.
d.
Evaluasi
dan sistem reward bersifat informal.
e.
Sering
kali bisa meningkatkan kreativitas dan individualisme.
Kelemahan:
a. Sering
kali karyawan bertindak sesuai dengan keinginannya sendiri karena sedikitnya aturan.
b. Sistem
informal dapat menimbulkan ketidakpastian karyawan akan tugas dan kewajibannya.
c. Struktur
organisasi “datar” sehingga berkurangnya kesempatan karyawan untuk bisa
meningkatkan kariernya.
2.
Struktur
Fungsional
Ditemukan dalam organisasi di mana
produk dan jasanya berhubungan, mempunyai volume produksi yang tinggi,
dan berintegrasi vertikal. Perusahaan cenderung untuk memperluas keseluruhan
jangkauan operasi mereka dengan cara melakukan penetrasi pada pasar yang ada,
memperkenalkan produk yang sama ke pasar yang baru, atau meningkatkan tingkat
integrasi vertical
3. Struktur
Divisional
Terdiri dari divisi operasi di mana
masing-masing divisi mewakili bisnis terpisah dan pejabat korporat puncak
mendelegasikan tanggung jawab operasi dan strategi unit bisnis dari hari
ke hari kepada manajer divisi, dengan pendelegasian seperti itu kantor pusat
korporat bertugas bertanggung jawab untuk merumuskan dan menerapkan
seluruh strategi korpirat dan mengelolah divisinya lewat kontrol strategi dan
keuangan.
4.
Struktur
Matriks
Struktur organisasi yang
menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional untuk
mendapatkan keuntungan dari kedua struktur tersebut dan meminimalkan kekurangan
dari masing-masing struktur tersebut. Digunakan untuk:
a.
Manufaktur
b.
Industri
jasa
c.
Profesional
bidang
d.
Sektor
non-profit
e.
Multi
nasional perusahaan
5.
Operasi
Internasional
Tiga hal yang mempengaruhi struktur
yang diadopsi perusahaan dalam operasi internasionalnya, yaitu:
1.
Tipe
strategi yang mendorong perusahaan dalam operasi di luar negeri
2.
Keanekaragaman
produk
3.
Perluasan
di mana perusahaan bergantung pada penjualan luar negeri.
Tipe
struktur yang digunakan untuk mengatur operasi internasional suatu perusahaan:
a.
Divisi
internasional
b.
Divisi
area geografis
c.
Divisi
produk internasional (worldwide product division)
d.
Matriks
Internasional (worldwide matriks)
e. Campuran
Internasional (worldwide mixed)
KEPUTUSAN DESAIN ORGANISASI
MODEL DESAIN ORGANISASI :
a.
Organisasi mekanistik : desain organisasi yang dikendalikan
secara kaku dan ketat
b.
Organisasi organik : desain organisasi yang sangat fleksibel
dan mudah diubah
FAKTOR KONTINGENSI DALAM STRUKTUR
ORGANISASI
a. Strategi Organisasi
b. Ukuran
c. Teknologi
d. Tingkat
ketidakpastian lingkungan
Strategi inovasi : strategi yang menekankan pengenalan pada produk dan
jasa utama baru.
Strategi minimisasi biaya : strategi yang menekankan kontrol pengaturan
biaya, menghindari biaya inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan
pemangkasan harga.
Strategi imitasi : strategi yang berusaha untuk bergerak dalam produk
baru hanya setelah kelangsungannya telah terbukti.
STRATEGI – STRUKTUR HUBUNGAN-HUBUNGAN TEKNOLOGI DENGAN
STRUKTUR
Yang membedakan
teknologi adalah tingkat kerutinan. Kerutinan berkaitan dengan
petunjuk aturan, uraian jabatan dan dokumentasi formal lain. Teknologi rutin
dikaitkan dengan struktur tersentral. Teknologi
tidak rutin lebih mengandalkan pengetahuan para spesialis, akan dicirikan
dengan keputusan yang didelegasikan
DESAIN ORGANISASI
UMUM:
1. DesainOrganisasi
Tradisional.
2. Desain organisasi
kontemporer
Desain Organisasi
Tradisional :
a. Struktur sederhana
: desain organisasi dengan departemtalisasi rendah, rentang kedali luas.
b. Struktur fungsional
: struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa
atau terkait ke dalam satu kelompok.
c. Struktur divisional
: struktur organisasi yang terdiri dari unit atau divisi yang terpisah atau
semi otonom
KEKUATAN DAN
KELEMAHAN ORGANISASI TRADISIONAL
Struktur sederhana :
a. Kekuatan : cepat,
fleksibel, murah biaya pemeliharaannya, pertanggung jawaban jelas
b. Kelemahan : tidak
memadahi ketika organisasi berkembang, ketergantungan pada satu orang adalah
berisiko
Struktur fungsional :
a. Kekuatan ;
keunggulan penghematan biaya dari spesialisasi dan karyawan dikelompokkan
dengan yang lain yang mempunyai tugas yang serupa
b. Kelemahan :
mengejar tujuan fungsional dapat menyebabkan para manajer kehilangan pandangan
tentang apa yang terbaik bagi keseluruhan organisasi, spesialis fungsional
menjadi terkunci dan sedikit memahami tentang apa yang dilakukan unit lainnya
Struktur divisional :
a. Kekuatan : berfokus
pada hasil-para manajer divisi bertanggungjawab terhadap apa yang terjadi pada
produk dan jasa mereka.
b. Kelemahan :
kegiatan dan sumber daya yang rangkap meningkatkan biaya dan mengurangi
efisiensi.
Desain Organisasi Temporer
a. Struktur berbasis
tim : struktur organisasi di mana keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah
kelompok kerja atau tim.
b. Struktur matrik :
struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari departemen fungsional
yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu atau lebih proyek.
c. Struktur proyek :
struktur organisasi dimana para karyawan senantiasa bekerja di sejumlah proyek.
d. Unit internal
mandiri : unit bisnis terdesentralisasi , masing-masing dengan produk, klien,
pesaing, dan sasaran laba sendiri-sendiri.
e. Organisasi tanpa
batas : organisasi yang desainnya tidak didefinisikan oleh atau terbatas
pada batas-batas horisontal, vertikal atau eksternal yang
dipaksakan oleh struktur yang telah dditentukan sebelumnya.
f. Organisasi pembelajar : organisasi yang telah mengembangkan
kemampuan untuk terus menerus beradaptasi dan beruah karena para anggota
betrperan aktif dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan
pekerjaan
Kesimpulan
Struktur Organisasi adalah Suatu
susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan
dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
Keuntungan desentralisasi :setiap manajer mempunyai
keterbatasan terhadap jumlah informasi , dapat menanggapi perubahan dengan cepat,
memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan, memotivasi
pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan, memberi peluang pelatihan bagi
manajer tingkat rendah. Keuntungan
sentralisasi : Keputusan komprehensif yang akan diambil, penghematan dan
lebih efektif .
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar