1. Defisini
dari perubahan dan pengembangan organisasi
Pengertian
Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah
mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati
oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang
selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian
Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan
terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan
masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang
berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi
efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.
Pengembangan organisasi merupakan proses terencana
untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan
yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang
dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan
program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan
mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan
tujuan keorganisasian.
2.
Faktor-Faktor Perubahan Organisasi
Alvin L. Bertrand berpendapat bahwa awal dari perubahan itu
adalah komunikasi, yaitu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain
sehingga dicapai pemahaman bersama, hal ini disebabkan karena adanya
pengkomunikasian gagasan-gagasan, ide-ide, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan
maupun hasil-hasil kebudayaan fisik.
Sebuah perubahan dan pengembangan
dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali dengan
organisasi.Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan,
namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.
Proses perubahan organisasi
adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran
pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian
sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Secara garis ada dua
faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi yaitu:
- Faktor Ekstern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari
luar, atau sering disebut lingkungan.Organisasi bersifat responsive terhadap
perubahan yang terjadi di lingkungannya.Oleh karena itu, jarang sekali suatu
organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari
lingkungannya.Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan
menuntut seperti itu.Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk
faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan
pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab
penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan
perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal,
misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan
baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang
memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja
diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat
ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak
memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan
bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada
gilirannya tidak akan sanggup survive.
- Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari
dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber
antara lain:
- Problem hubungan antar anggota,
- Problem dalam proses kerja sama,
- Problem keuangan.
Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah
satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang
menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan
problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat
(hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul
adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi.Keputusan
pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil
atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang
dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang
kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi
atasan bawahan juga sering menimbulkan problem.Keputusannya sendiri mungkin
baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak
keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan
menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama
anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan
masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga
kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul
dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut
perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu
birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak
efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi
impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya
produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan
menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi
output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan
berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh
hasil secara efisien.
Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada
beberapa bagian organisasi.Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek
dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi,
rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
- Dorongan untuk Berubah
Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah
karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah.
Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga.
Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:
- Dorongan Eksternal
Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk
mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan
baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan,
dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi
seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk
melakukan perubahan.
- Dorongan Internal
Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam
organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen
puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya
mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap
pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural.
Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja,
atau perubahan kondisi kerja.
4. Jenis Perubahan Dalam Organisasi
Secara umum ada dua jenis perubahan dalam Organisasi :
- Perubahan Terencana
Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan
diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari
peristiwa di masa mendatang.
- Perubahan Reaktif
Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap
peristiwa ketika muncul.
5. Langkah-langkah
komprehensif dalam proses perubahan.
Ada tujuh langkah komprehensif yang
ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah tersebut yaitu:
1. Mengenali kebutuhan akan perubahan
2. Menetapkan tujuan perubahan.
3. Mendiagnosis apa yang menyebabkan
perlunya dilakukan perubahan
4. Memilih teknik perubahan yang sesuai
untuk mencapai tujuan
5. Merencanakan implementasi untuk
perubahan
6. Mengimplementasikan perencanaan
perubahanMengevaluasi perubahan dan tindak lanjut
6. Ciri-Ciri Pengembangan Organisani.
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :
- Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
- Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
- Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
- Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
- Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
- Berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
- Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada
tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal
pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana
dapat diartikan sebagai :
Organisasi
yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola
pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber
daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang
selalu berubah.
7. Metode Pengembangan Organisasi.
Dalam kegiatan pengembangan organisasi terdapat
berbagai macam metode yang pada dasarnya dikelompokan dalam dua macam, yaitu
metode pengembangan perilaku, dan metode pengembangan keterampilan dan sikap.
1)
Metode Pengembangan Perilaku, meliputi :
- Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan manajerial atau kisi manajerial (managerial
grid), disebut juga latihan jaringan (grid training), adalah suatu metode
pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di
pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Dalam metode ini dikenal dua
dimensi dua perilaku pimpinan, yaitu perilaku pimpinan yang memusatkan
perhatian pada produksi, dan perilaku pimpinan yang memusatkan eprilakunya pada
orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat menerapkan
sekaligus dua perilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau berbeda.
- Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity training)
merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula
metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang di maksud
dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap hubungan
diri sendiri dengan orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan bahwa
kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional dari
kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan bahwa
apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya kesulitan
untuk beradaptasi dapat di hilangkan.
Oleh karena itu tujuan dari pada latiahan kepekaan
adalah mempertajam daya peka, perasaan (emosi), dan kecepatan reaksi dalam
menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok di beri
movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain,
kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua
jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku
orang lain terhadap diri mereka sendiri.
- Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah suatu
metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data
itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta
berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data
yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota
organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di
perpleh umpan balik (feedback) dari para anggota organisasi yang telah
di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.
- Umpan Balik Survei
adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan
data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi data-data yang
berhubungan dengan tingkah laku, sikap, seta berbagai perasaan lain yang ada
pada diri setiap anggota organisasi.
2)
Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap
Metode ini merupakan suatu program latihan yang
dilaksanakan secara terus-menerus dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan sikap para anggota organisasi. Metode pengembangan ketrampilan
dan sikap ini meliputi :
a) On The Job Training
Latihan ditempat kerja (on the job training )
ialah latihan kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latihan ini melatih anggota
organisasi untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan dengan lebih efisien. Didalam
latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung kepada anggota organisasi
ditempat kerjaanya, baik yang bersifat kerja sama maupun yang bersifat
perseorangan. Dengan latihan ini diharapkan para anggota organisasi lebih mampu
menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
Ada beberapa
keuntungan yang diperoleh dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :
·
Sangat
ekonomis karena para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan
manjalankan latiahan .
·
Presentasi
anggota organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda
apabila dibanding dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja.
Latihan yang diluar tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi
hilang apabila peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing
b) Job Instruction
Training
Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan
secara langsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para
karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini
didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai
dengan urutannya.
c) Of The Job Training
Metode off the job adalah pelatihan yang
menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang
harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di
samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dlakukan karena
sangat mahal.
- Lecture
Merupakan
metode pelatihan dengan memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi
yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun
kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.
- Video Presentation
Adalah
prestasi yang dilakukan melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya
serupa dengan bentuk lecture.
- Role Playing
Merupakan
suatu permainan peran yang dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai
peran orang tertentu dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang
berbeda perannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya:
menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
- Case Study
Merupakan
metode pelatihan dimana para peserta pelatihan dihadapakan pada beberapa kasus
tertulis dan diharuskan memecahkan masalah-masalah tersebut.
- Simulation
Simulasi
merupakan suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan
situasi yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan
harus memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi
merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep
sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpai.
- Self Study
Merupakan
teknik yang menggunakan modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape
rekaman dan para peserta hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat
digunakan apabila jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang
besar, pada karyawan tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit
mengumpulkan para karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program
pelatihan tertentu.
- Programmed Learning
Dalam metode
ini, diberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus
memberikan jawaban yang benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang
sudah mempunyai program tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan
memperinci selangkah demi selangkah dengan umpan balik langsung pada
penyelesaian setiap langkah. Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan
kecepatan belajarnya.
- Laboratory Training
Teknik ini
adalah merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk
mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat
sensivitas, dimana peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain
dan lingkungan. Laboratory Training ini berguna untuk mengembangkan
berbagai perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.
d) Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan
khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan
yang sama seperti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini
berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.
Sumber:
